Kapazitäten einschätzen #1:

Deine verfügbare Zeit

Die Komplexität, in der wir uns als Solo-Selbstständigen befinden, ist teilweise sehr hoch, denn wir müssen neben unserer eigentlichen fachlichen Tätigkeit auch unser Unternehmen managen und strategisch ausrichten. Das führt zu einem der größten Probleme, das wir haben: Nämlich, dass wir oft unsere Arbeitspakete zeitlich falsch einschätzen. Dadurch werden Projekte nie fertig oder benötigen länger, was sehr kritisch ist, da diese Zeit dann woanders fehlt. Die Konsequenzen sind oft Mehrarbeit, unfertige Projekte, Frustration, schlechtes Gewissen und Demotivation. 

Oft haben wir zu wenig Bewusstsein, wie viel produktive Zeit uns wirklich zur Verfügung steht und welche Aufgaben wir realistisch in dieser Zeit erledigen können. Wir fragen uns: wie können wir die Themen optimal planen, damit sie erledigt werden können und wir nicht kontinuierlich in die Überlastung kommen bzw. Aufgaben nicht fertig werden? Heute möchte ich dir Schätzungen vorstellen. 

Schätzungen kommen aus dem agilen Arbeitsumfeld. Sie helfen den Teams, die Produkte zu entwickeln, ihre verfügbare Arbeitszeit und die notwendigen Arbeitspakete einzuschätzen, herunterzubrechen und zu planen. Teams schätzen zum einen ihre Kapazität ein, d.h. ihre verfügbare Zeit und zum anderen schätzen sie konkrete Aufgabenpakete ein. Je komplexer ein Aufgabenpaket, desto mehr Zeit benötigt man meist für die Umsetzung. 

Wie machst du die Einschätzung deiner verfügbaren Zeit = Kapazität?

Für den Vorher/ Nachher-Effekt: Schreibe die spontane Antwort für folgende Frage auf ein Blatt Papier:

Wie viele nicht verplante Arbeitsstunden hast du nächste Woche noch frei, die du für berufliche Aufgaben verplanen kannst. Schreibe jetzt die Zahl auf ein Blatt Papier. 

Jetzt mache den Gegen-Test!

1. Du trägst alle Termine – beruflich und privat – inklusive Vor- und Nachbereitung in die nächste Woche ein
2. Du prüfst die kommenden Wochen, ob du schon nächste Woche etwas für die darauffolgenden Wochen vorbereiten musst
3. Dann legst du deine Arbeitszeit pro Tag fest: Wann startest du den Arbeitstag und wann beendest du den Arbeitstag
4. Meine Empfehlung: Du trägst dir die drei Zeitblöcke ein, die in keiner Woche fehlen sollten LINK

Wenn du das gemacht hast, siehst du die verfügbare Zeit, die dir nächste Woche zur Verfügung steht. 

Gibt es hier Unterschiede zu deiner intuitiven Planung? Wenn ja, welche? Was kannst du dadurch ableiten? Du kannst mit diesem Ansatz heute die verfügbare Zeit für z.B. die nächste Woche ermitteln und diese Zeit verplanen – meine Empfehlung ist, maximal 80% zu verplanen und Zeit für Puffer lassen (z.B. für ein unerwartet längeres Telefonat, eine dringliche Aufgabe etc.)

Wenn dir diese Art der Herangehensweise an die Themen zu deinem Arbeitsstil passt bzw. es sich richtig anfühlt, dann ist die agile Arbeitsweise richtig für dich. Schaue dir hierfür den 90-Tage-Action-Plan an, um noch fokussierter umzusetzen. LINK