Planung Arbeitswoche

Drei wichtige Zeitblöcke, die in keiner Woche fehlen sollten

Im Laufe der Woche passieren etliche Situationen, die du nicht kommen sehen konntest und die wertvolle Zeit kosten. Zeit, die DIR dann fehlt und die du irgendwann nacharbeiten musst! Wertvolle Zeit für Neuentwicklungen, für dich persönlich, für deine Kunden, ...

Der Versuch, solche Unterbrechungen zu reduzieren, ist in der Regel nicht sehr erfolgreich und kann sich schwieriger darstellen, als sie nur einfach abzuarbeiten.

Aus meiner Erfahrung liegt der Schlüssel zur entschlossenen Nutzung deiner Zeit nicht darin, diese ungeplanten Unterbrechungen auszuschalten, sondern stattdessen in jeder Woche regelmäßige Zeitfenster zu reservieren. 

Performance Zeit

Ist der beste Ansatz, um sich effektiv die Zeit einzuteilen. Performance Zeit sind festgelegte Zeitfenster, durch die du die Kontrolle über deine Arbeitswoche zurückgewinnen und deine Effektivität maximieren kannst.

Es gibt 3 Hauptkomponenten/ Zeitblöcke der Performance Zeit:

• Strategische Zeitfenster
• Puffer-Zeitfenster und
• Freizeit-Fenster

Strategie-Block: Ist ein strategisches Zeitfenster und ein dreistündiger Block ununterbrochener Zeit. Dieses Zeitfensters ist gesperrt für: Anrufe, E-Mails, Termine etc., d.h. du hältst dir diese Zeit – ohne Ablenkung – frei. All deine Energie richtet sich auf zuvor geplante Aufgaben - deine strategischen und gewinnbringenden Aktivitäten. Hier findest du eine Liste, was solche Aktivitäten für Solo-Selbstständige sind. LINK

Strategische Zeitfenster sorgen dafür, dass du deine gesamte Kreativität und deinen Fokus darauf richten kannst, deine Themen voranzubringen! Du wirst sehr überrascht sein zu sehen, wie viel du in drei Stunden schaffen kannst und wie sich dadurch dein "Output" verändert, wenn du nur einen Block pro Woche in den nächsten vier Wochen machst!

Puffer-Blöcke: Diese richtest du für ungeplante und unwichtige Aktivitäten ein, die im Laufe eines typischen Arbeitstages plötzlich anstehen - wie die meisten E-Mails, Anrufe, Nachrichten etc.

Kaum etwas ist unproduktiver und frustrierender als ständig auf diese Unterbrechungen zu reagieren. Danach dauert es im Durchschnitt ca. 15 Minuten, um wieder in das Thema einzutauchen.  Wir kennen alle diese Tage, an denen ungeplante Anliegen unsere Zeit vollkommen beherrschen.

Hierfür kannst du dir einen 30-Minuten-Block pro Tag einrichten, andere kommen mit zwei einzelnen einstündigen Blocks in der Woche besser zurecht, z.B. Dienstag und Donnerstag. Die Wirksamkeit von Puffer Zeitfenstern ist darauf zurückzuführen, dass wir Aktivitäten bündeln, die in der Regel unproduktiv sind, sodass du sie effizienter abarbeiten kannst und mehr Kontrolle über den restlichen Arbeitstag hast.

Freizeit-Blöcke: Einer der wichtigsten Faktoren, der zu Leistungstiefs führt, ist die Abwesenheit freier Zeit. Selbstständige Frauen tappen oftmals in diese Falle, besonders wenn sie von zu Hause arbeiten.

Um bessere Ergebnisse zu erzielen, ist es wichtiger, nicht noch weitere Stunden mit der Arbeit zu verbringen, sondern sich vielmehr etwas Zeit für sich selbst zu nehmen. Wenn wir uns keine Auszeiten nehmen, verlieren wir unter Umständen unsere kreativen Fähigkeiten, da wir keinen "Raum" für Neues haben.

Ein effektives Freizeit-Fenster dauert mindestens drei Stunden und ermöglicht dir, dich mit anderen Dingen zu beschäftigen als mit der Arbeit. Es ist Zeit, die du während deiner normalen Arbeitszeit für dich blockierst und sie so nutzt, dass du den Kopf wieder freibekommst und aufzutanken, sodass du, sobald du dich wieder der Arbeit zuwendest, mit mehr Energie und Konzentration ans Werk gehst.

Tipp für dich!

Mit den Tools von #SmartWorking: Agiler Selbstorganisation

• Setzt du die richtigen Prioritäten
• Planst du deine Arbeit anhand der dir "real" zur Verfügung stehenden Zeit
• Reduzierst du "Störungen" bzw. schaltest diese aus
• Stärkst du dich mit "weg von busy hin zu produktiv und fokussiert!"

Hier findest du alle Info's zum Online-Training LINK

Jetzt einplanen

Plane nun die Zeitfenster direkt in deinem Kalender.

Ist dein Kalender die nächsten Wochen schon komplett voll, dann nutze folgende Reihenfolge:

1. Starte zuerst mit den Puffer-Blöcken --> die brauchst du immer!
2. Die Strategie-Blöcke, um inhaltlich an Themen zu arbeiten.
3. Zum Schluss mit den Freizeit-Blöcken, da das die Zeit ist, die wir uns kaum erlauben.

ABER plane die Zeitblöcke jetzt sofort ein, sonst geht es im Alltag wieder unter und wirst es wahrscheinlich nicht mehr machen! Wenn nächste Woche noch keine Zeitfenster dafür verfügbar sind, dann plane die drei Blöcke in den Wochen darauf ein.

Je mehr Routine du für deine Zeitplanung gewinnst, desto effektiver werden deine Arbeitstage und -wochen. Das gelingt am besten, wenn du das Bild deiner idealen Woche entwirfst.

PS.: Mit meinem #SmartWorking Online-Training bekommst du eine intuitive, anwendbare Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Gestaltung deiner idealen Planungseinheiten. LINK