Selbstorganisation

Digitales Entrümpeln

Wir schauen uns in diesem Blog-Artikel deine Arbeitsgeräte an und wie du diese "ausmisten" kannst. Das Bild oben ist ein Teil meines Startbildschirms auf dem Handy.

Dein Computer 

Ist der Computer dein wichtigstes Arbeitsmittel? 

Dann ist es Zeit, diesen auszumisten, zu entmüllen und nur die Daten darauf zu halten, die du (wirklich noch) brauchst. Das solltest du in regelmäßigen Abständen tun (Virussoftware nicht vergessen ...).

Ich hatte immer ein ziemliches Chaos auf meinem Computer, da ich kein System für die Ablage hatte. Jetzt bekommt jedes Thema einen Ordner, der immer mit einer Ziffer anfängt, z.B. 01, dann weitere Unterordner hat. So habe ich einen Überblick über die wichtigsten Themen in meiner Selbstständigkeit - z.B.:

01_Privat
02_Trainings_Unternehmen
03_Kajabi
04_Aufträge 
05_Trainings_an_denen_ich_teilgenommen_habe
06_Screenshots
07_Zwischenspeicher_Canva

Eine der wichtigsten Regeln ist: Keine Datei ohne Ordner speichern. Lösche alte und alle Daten, die du nicht mehr brauchst. Aus meiner Erfahrung ist es gut, das zeitnah zu machen, wenn du z.B. ein Kunden-Projekt fertig hast, einen neuen Kurs, ein Training etc. Bei mir fallen in solchen Zeiten immer eine große Menge an Daten an. Wenn du sie zeitnah aussortierst, geht das viel schneller, weil du noch weißt, worum es ging ... Wie du die Zeitfenster dafür regelmäßig einplanst, findest du am Ende dieses Blog-Artikels.

Deinen Mac-Rechner “sauber” halten

Um meinen Rechner, einen Mac sauber und schnell zu halten, nutze ich Clean MyMacX. LINK. Mit dem Programm bin ich sehr zufrieden. Das habe ich auf allen Geräten. Das Programm scannt Systemreste, optimiert das System und prüft auf Viren. 

Um sofort arbeitsfähig zu sein, auch wenn ein Rechner einmal crashen sollte, nutze ich:

• Dropbox zum Sichern von Daten
• Google Drive für Dokumente, um mit anderen zusammenzuarbeiten
• Apple Time-Machine (externe Speicherplatte), um meinen Rechner jederzeit wiederherstellen zu können
• iCloud zum Sichern von Bildern, Kontakten etc.

Sind auch deine Daten mehrfach abgesichert? Wenn nicht, mache zumindest einmal in der Woche einen Back-up auf eine externe Speicherplatte.

Programme

Schau dir auf deinem Computer an, welche Programme vorhanden sind, welche du davon brauchst und welche nur Festplattenplatz kosten. Wenn du die Programme löschst, ist es wichtig, auch die kleinen Programm-Spuren, die auf dem Laptop sind, zu entfernen. Bei mir macht das Clean MyMacX. 

E-Mails ausmisten - Schwerpunkt Projektarbeit

Es ist sehr befreiend, die E-Mails regelmäßig auszusortieren und zu löschen. Das mache ich dann auch zwischendurch, wenn mir alles “zuviel wird”. Dann lösche ich einfach unnötige E-Mails … oder schiebe sie ins Archiv. 

Allerdings: Beachte bitte, wir haben eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für unsere Buchhaltung und es kann sein, dass du hier möglicherweise E-Mails zu kontrollieren hast, an denen Rechnungen dranhängen. 

Ich habe keine Struktur in den E-Mails, da ich sie sonst nicht mehr finden würde, weil ich mir meist den Namen oder das Thema merke. Ich liebe es bunt und arbeite auch hier gerne mit Farben: Kunden werden  von mir immer rot gekennzeichnet; inhaltliche Themen, wie z.B. Trainings erhalten ein blaues “Tag” etc. So finde ich immer wieder einfach die Kunden bzw. Themen. Das passt für mich wunderbar, da ich eher Projektgeschäft bzw. vieles automatisiert habe und nicht viele Einzelkunden bediene. 

Melde dich von allen Newslettern ab, die dir keinen Mehrwert bringen, auch wenn es mein Newsletter sein sollte. 

Deine Apps

Scrolle alle Apps auf deinem Handy/ Tablet durch. Stelle dir, bei allen Apps folgende Fragen, wenn du sie nicht regelmäßig nutzt:

1. Hilft mir die App bei meinen Themen? 
2. Ist es sinnvoll, die App auf meinem Handy zu behalten oder kann ich sie löschen?

Lösche alle Apps, die du nicht regelmäßig nutzt. 

Du kannst nun die Apps zu verschiedenen Kategorien ordnen. Die Kategorien kannst du dann auch noch benennen – siehe Blog-Bild. Bei mir heißen sie z.B.:

• I am connected: Kommunikations-Apps wie Facebook, WhatsApp etc.
• I am rich: Geld-Apps z.B. Bank, Buchhaltung etc.
• I am blessed: Reise-Apps z.B. AirBnB, booking.com, Lufthansa etc.
• I am productive: alle Apps, die mir helfen, produktiver zu sein z.B. Google Drive, Dropbox etc.  

So hast du einen aufgeräumten Bildschirm kombiniert mit Mini-Mantras.  Ich gestalte das immer in Englisch, da es sich für mich stimmiger anfühlt. 

Ich wünsche dir gutes Ausmisten … Beobachte, was sich dadurch verändert, wie z.B. neue Kontakte, Anrufe von Menschen, die du schon länger nicht gehört hast, neue Anfragen …

Auf dem 2. Screen habe ich dann alle Apps, die ich nicht zuordnen konnte bzw. selten brauche. So ist mein Startbildschirm immer aufgeräumt. 👍

Wenn du regelmäßig digital Entrümpeln in Deinem Alltag unterbringen und solche Aufgaben nicht vor dir herschieben möchtest, ist das DIY-Training, der 90-Tage-Action-Plan für dich interessant. Es hilft dir, wichtige unternehmerische Themen im Blick zu halten und Zeit dafür frei zu machen. LINK