Selbstorganisation

Der Unterschied zwischen Arbeitspaketen und Aufgaben

Wir nehmen uns an einem Tag vor, die Sales-Seite zu erstellen und dann schleppen wir die Sales-Page von Tag zu Tag mit uns und sind frustriert, weil wir sie nicht fertig bekommen. In Wirklichkeit ist das auch nicht möglich!

Es sind zu viele Aufgaben bzw. Teilschritte damit verknüpft. Das Ergebnis sind viele offene Projekte. Letztlich fühlst du dich frustriert und irgendwann demotiviert, weil du die Arbeiten nicht fertig bekommst und sie über einen längeren Zeitraum mit dir mitschleppst.

Deswegen ist es wichtig, Arbeitspakete und Aufgaben zu differenzieren. Arbeitspakete beinhalten mehrere Aufgaben bzw. Schritte. Aufgaben sind jeweils ein Arbeitsschritt, der abgeschlossen werden kann.

Es gilt das Highlander Prinzip: Es kann nur eine Aufgabe geben! Ähnliche Aufgaben kannst du batchen = sammeln. Du kannst auch Aufgaben in logischen Teilschritten zusammenfügen.

Durch diese Unterscheidung kannst du Arbeitspakete und die jeweiligen Aufgaben besser einschätzen, planen und umsetzen. So kommst du Stück für Stück voran. 

Nehmen wir das Beispiel “Erstellung Sales Page”. Möglicherweise denkst du, dass du es schaffst, diese an einem Tag umzusetzen, sodass am Ende des Tages die finale Version vorliegt. Dieses Vorhaben ist tendenziell sportlich bis unmöglich 😉 ...  Hier könntest du beginnen, dieses Arbeitspaket in folgende Arbeitsschritte zu gliedern:

• Bilder auswählen
• Texte schreiben
• Paypal etc. einrichten
• Wordpress übertragen
• Template auswählen
• Automatisierte Rechnung hinterlegen
• Mit Mailing Liste verbinden
• Etc. 

Sich Gedanken über die Teilschritte zu machen geht schnell. Es darf dabei auch eine dynamische, ergänzbare Liste entstehen, da du im Laufe der Arbeit neue Aufgaben entdecken wirst. 

Für dich zum Ausprobieren: ca. 15 Minuten

Wähle ein größeres Projekt, das demnächst ansteht. Das kann deine Sales-Page, ein Online-Angebot, ein Freebie etc. sein und notiere dir nun alle Aufgaben, also die Arbeitsschritte, die dafür erforderlich sind.

Danach gehe dazu über, nun jede Aufgabe mit einer Zeitschätzung zu versehen. Nimm dir eines der Beispiele von eben: Texte schreiben - ca. 4 Stunden, Paypal einrichten - ca. 2 Stunden. Zum Schluss kannst du die Aufgaben in die passende  = priorisierte Reihenfolge bringen. Welche musst du zuerst erledigen, welche als Nächstes etc.

Danach kannst du eine ungefähre, erste Einschätzung des Aufwands machen, indem du alle Stunden zusammen zählst.

Erinnere dich, es ist eine flexible Liste! Es kommen neue Aufgaben dazu und andere fallen weg. Am Ende hast du eine genaue Übersicht, was du alles zu tun hast. Du kannst nun diese flexible Liste abarbeiten und hast das Gefühl, auch wirklich Aufgaben geschafft zu bekommen.

Um die Prioritäten richtig festzulegen und die Aufgaben fokussiert zu strukturieren, kannst du agile Prinzipien nutzen.

PS.: Um die richtigen Prioritäten zu erkennen und umzusetzen nutze den 90-Tage-Action-Plan LINK